دورة إدارة الفعاليات الحكومية والرسمية

نظرة عامة على الدورة

أهداف التعلم

• التمييز بين تنفيذ الفعاليات الرسمية وقواعد البروتوكول وتحديد مسؤوليات فريق الفعالية ومكتب البروتوكول.
• توضيح تكليف الفعالية وأهدافها وجمهورها ومقاييس نجاحها مع القيادة الراعية لها.
• تشكيل اللجان المنظمة وفرق العمل بأدوار واضحة بين الجهات المشاركة وآلية تنسيق دورية.
• رسم سلاسل الموافقات وإدارة التغييرات المتأخرة من كبار المسؤولين دون فقدان السيطرة على الخطة.
• بناء الجداول الزمنية حول ارتباطات المسؤولين والتقويم الوطني والترابطات الرئيسية بين الأعمال.
• إعداد المذكرات المفاهيمية وملفات الإحاطة وبرامج الكلمات والوثائق الرسمية للفعالية مع ضبط مراجعتها وإصداراتها.
• إدارة الشراء الحكومي للمواقع والإنتاج والإعاشة والوكالات مع التوثيق السليم لكل مرحلة.
• تخطيط الميزانيات والتسوية والمساءلة بما يناسب استخدام الأموال العامة.
• تخطيط الدعوات وقوائم الضيوف والجلوس وتسلسل الوصول بالتعاون مع مسؤولي البروتوكول ووفق توجيهات الجهة المختصة.
• تنظيم احتياجات الوفود من الاستقبال والحركة والإقامة والترجمة الفورية من الوصول حتى المغادرة.
• تنسيق الإعلام والاتصال الرسمي والترتيبات الأمنية مع الجهات المعنية.
• إعداد جداول التنفيذ التفصيلية وقيادة التدريبات والقيادة الميدانية والاستجابة للطوارئ.
• إغلاق الفعاليات بتقارير منظمة ودروس مستفادة تحفظ الذاكرة المؤسسية، مع التسوية المالية وتسوية حسابات الموردين.

من يجب أن يحضر

مخرجات التعلم

• بنهاية هذه الدورة سيكون المشاركون قادرين على:
• توضيح تكامل مسؤوليات التنفيذ والبروتوكول في الفعالية الرسمية.
• تحويل طلب القيادة إلى تكليف واضح بأهداف ومقاييس نجاح متفق عليها على المستوى المناسب.
• تشكيل لجنة منظمة وفرق عمل بين الجهات الحكومية المشاركة بأدوار واضحة.
• رسم سلاسل الموافقات والاحتفاظ بسجل قرارات يستوعب التغييرات المتأخرة من كبار المسؤولين.
• بناء جدول زمني واقعي حول ارتباطات المسؤولين وترابطات الفعالية الرئيسية.
• كتابة مذكرات مفاهيمية وملفات إحاطة تدعم قرارات القيادات العليا.
• تخطيط الشراء الحكومي لخدمات الفعاليات بتوثيق كامل يمكن الدفاع عنه.
• إعداد ميزانية الفعالية وتسويتها بما يصمد أمام مراجعة الإنفاق العام.
• تخطيط قوائم الضيوف والدعوات وتسلسل الوصول بالتعاون مع مسؤولي البروتوكول.
• إعداد خطة لحركة الوفود تشمل الاستقبال والنقل والإقامة والترجمة الفورية.
• كتابة جدول تنفيذ تفصيلي وقيادة التدريبات وفحوص الجاهزية قبل الفعالية.
• قيادة الموقع والاستجابة بهدوء لتغييرات الجدول والسيناريوهات الحساسة وإغلاق الفعالية بتقرير منظم.

محتوى الدورة