دورة تخطيط الفعاليات الكبرى وتنفيذها

تزوّد دورة تخطيط الفعاليات الكبرى وتنفيذها مديري الفعاليات ومديري البرامج ولجان التنظيم الحكومية ومشغلي المواقع بالمنهجيات اللازمة لتخطيط وتنفيذ فعاليات يضعها حجمها وحضورها العام ومستوى مخاطرها خارج نطاق الممارسة المعتادة. ولا تتناول الدورة تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات بوجه عام، بل تركز على ما يتغير عند الحجم الكبير: تعدد المواقع، وطول أفق التخطيط، وكثرة الجهات والمقاولين، وعواقب إخفاق قد تمس السمعة الوطنية. وتستضيف الحكومات والمؤسسات الكبرى في الخليج وأفريقيا قمماً واحتفالات وطنية ومعارض وفعاليات رياضية وثقافية دولية تحتاج إلى فرق تديرها بوصفها برامج معقدة. تعامل الدورة الفعالية الكبرى بوصفها برنامجاً لا نشاطاً منفرداً. ويدرس المشاركون دراسة الجدوى ورؤية الفعالية، ونموذج الحوكمة الذي يربط الجهات الراعية ولجان التنظيم والجهات الحكومية وشركاء التنفيذ، والجدول الرئيسي (Master Schedule) الذي يُبنى عكسياً من موعد افتتاح لا يقبل التأجيل. كما يتعلمون بناء هيكل تجزئة العمل (WBS) عبر المجالات الوظيفية (Functional Areas) كالمواقع والنقل والإقامة والأمن والمراسم والإعلام والمتطوعين والضيافة، وإدارة الترابط بينها، إذ قد يتحول قرار متأخر في مجال إلى أزمة في مجال آخر. وتحظى المخاطر بعناية خاصة لأن الحجم يضاعف عواقبها. ويتعامل المشاركون مع مبادئ ISO 31000 لإدارة المخاطر، ومعيار ISO 20121 لإدارة استدامة الفعاليات، ومعيار ISO 22301 لاستمرارية الأعمال، ويطبقونها على تخطيط سلامة الحشود والسلامة العامة، والتجهيزات المؤقتة (Overlay)، والطقس والحرارة، وإخفاق الموردين، ومخاطر السمعة، وسيناريوهات الإلغاء. وتكتمل التغطية بترتيبات القيادة والسيطرة، ومركز العمليات المتكامل، واختبار الجاهزية عبر التدريبات والفعاليات التجريبية (Test Events)، والانتقال من التخطيط إلى التشغيل الفعلي. تُقدَّم الدورة من خلال دراسات حالة لفعاليات كبرى، وتمارين لرسم الحوكمة، وبناء الجدول الرئيسي، وورش للمخاطر، وسيناريوهات مكتبية لاختبار الجاهزية (Tabletop)، وورشة ختامية. ويغادر المشاركون بخريطة للحوكمة، ومصفوفة للمجالات الوظيفية، وإطار للجدول الرئيسي، وسجل لمخاطر الفعالية، وخطة لاختبار الجاهزية، وخطة لتنفيذ الفعالية يمكن تكييفها لبرامجهم.