دورة لوجستيات الفعاليات وإدارة عملياتها

تزوّد دورة لوجستيات الفعاليات وإدارة عملياتها مديري العمليات ومديري المواقع ومنسقي اللوجستيات وفرق المنشآت بالمنهجيات اللازمة لإنجاح الفعالية عملياً في الموقع ويوم انعقادها. وتركز الدورة على التشغيل أثناء الفعالية والأيام المحيطة بها، لا على فكرتها أو تسويقها أو تنظيم المؤتمرات بوجه عام. وتعتمد المؤتمرات والمعارض والمهرجانات والفعاليات العامة في الخليج وأفريقيا على كوادر قادرة على تحويل الخطة إلى موقع يفتح في موعده ويعمل بسلاسة ويُغلق بنظام، وغالباً في ظل الحرارة ونوافذ دخول محدودة ومقاولين كثر في وقت واحد. تتبع الدورة التسلسل التشغيلي للفعالية. ويتعلم المشاركون تحويل الخطة إلى دليل عمليات (Operations Manual) وخريطة للموقع وجدول للإنتاج. ويخططون التجهيز والتركيب (Load-In)، والتوريدات ودخول المركبات، ومناطق التجميع (Marshalling Areas)، والشحن والتخزين، والطاقة والمياه والاتصال، والمرافق الصحية والنفايات والنظافة، ولوجستيات الإعاشة، ويديرون الموردين القائمين على كل منها. وتُعامل جداول المناوبات (Rosters) للموظفين والمتطوعين وإحاطات الفترات والزي الموحد والتصاريح وترتيبات الراحة والرعاية بوصفها أنظمة تشغيلية. ويحظى يوم الفعالية بعناية خاصة. فيكتب المشاركون جدول التنفيذ التفصيلي (Run of Show)، وينشئون مركز عمليات الفعالية (EOC)، ويضعون قواعد الاتصال اللاسلكي وخطوط التقارير، ويديرون الإيقاع اليومي للإحاطات والفحوص والتسليم بين الفترات. ويتدربون على إدارة تدفق الوصول والتسجيل وحلقات النقل ومستويات الخدمة، واتخاذ القرار السريع عند تأخر مورد أو انقطاع الكهرباء أو تغير الطقس. وتكتمل التغطية بالفك والإخلاء (Load-Out)، ومطابقة المعدات المستأجرة، وإعادة الموقع إلى مالكه، والمراجعة التشغيلية. تُقدَّم الدورة من خلال دراسات حالة تشغيلية، وتمارين لرسم خرائط المواقع، وتدريب على الجدولة والمناوبات، ومحاكاة لفعاليات حية، وورشة ختامية. ويغادر المشاركون بإطار لدليل العمليات، وجدول للتركيب والفك، وجدول للمناوبات، وقالب لجدول التنفيذ، وإجراء للتحكم في يوم الفعالية يمكن تكييفها لفعالياتهم.