الدورة التدريبية في ضبط الوثائق وأنظمة الإدارة الإلكترونية للوثائق (EDMS)

تزوّد الدورة التدريبية في ضبط الوثائق وأنظمة الإدارة الإلكترونية للوثائق مراقبي الوثائق وموظفي إدارة وثائق المشاريع والهندسة والإداريين ومهنيي الجودة وإدارة المعلومات بالمعرفة والمهارات العملية اللازمة لضبط الوثائق بدقة وإدارتها عبر دورة حياتها باستخدام ممارسات سليمة لضبط الوثائق وأنظمة الإدارة الإلكترونية للوثائق. فضبط الوثائق تخصص حيوي في بيئات الهندسة والإنشاءات والنفط والغاز والمرافق والتصنيع والجهات الحكومية وغيرها من البيئات كثيفة الوثائق، حيث تولّد المشاريع والعمليات أحجامًا كبيرة من الرسومات والمواصفات والإجراءات والعقود والسجلات التي يجب أن تكون دقيقة وحديثة وقابلة للتتبع ومتاحة للأشخاص المناسبين. ويؤدي ضعف ضبط الوثائق إلى العمل بوثائق قديمة والأخطاء وإعادة العمل وحوادث السلامة وإخفاقات الامتثال والنزاعات، بينما يضمن الضبط الفعّال والاستخدام الجيد للأنظمة الإلكترونية السلامة والتتبع والكفاءة. تغطي الدورة ضبط الوثائق من الأساسيات حتى الأنظمة والتطبيق في المشاريع. ويتعلم المشاركون دور ضبط الوثائق وأهميته، والمفاهيم والمصطلحات الرئيسية، ودورة حياة الوثيقة، وعلاقة ضبط الوثائق بإدارة الجودة وإدارة المشاريع وإدارة السجلات. ثم يتناول البرنامج تعريف الوثائق وترقيمها وبياناتها الوصفية، وتصنيف الوثائق وهياكل الحفظ، وضبط الإصدارات والمراجعات، والمراجعة والاعتماد وضبط التغيير، والتوزيع والمذكرات الناقلة والنسخ المضبوطة. كما يدرس المشاركون أنظمة الإدارة الإلكترونية للوثائق بما فيها وظائفها وتدفقات العمل والتحكم في الوصول والأمن، وسجلات الوثائق الرئيسية وسجلات ضبط الوثائق، والتعامل مع الوثائق الهندسية والرسومات ووثائق الموردين، وضبط وثائق المشاريع والتفاعل مع المقاولين والعملاء، ووثائق ما تم إنشاؤه فعليًا والتسليم، وإدارة السجلات والاحتفاظ بها وأرشفتها، والتدقيق والامتثال، والاتجاهات الناشئة مثل إدارة الوثائق السحابية وواجهات نمذجة معلومات البناء والاستخدام المسؤول للأتمتة والذكاء الاصطناعي في ضبط الوثائق. تُقدَّم الدورة من خلال تمارين عملية، وإعداد أنظمة الترقيم والسجلات، ومحاكاة لتدفقات العمل والمذكرات الناقلة، ودراسات حالة من بيئات المشاريع والتشغيل. ويغادر المشاركون بدليل لترقيم الوثائق وبياناتها الوصفية، وقالب لسجل ضبط الوثائق والمذكرات الناقلة، وتدفق عمل للمراجعة وضبط التغيير، وقائمة تحقق لمتطلبات نظام الإدارة الإلكترونية للوثائق، ومخطط لإجراء ضبط الوثائق.