الدورة التدريبية في الإدارة الإجرائية للعقود وإدارة مرحلة ما بعد الترسية

تزوّد الدورة التدريبية في الإدارة الإجرائية للعقود وإدارة مرحلة ما بعد الترسية مسؤولي إدارة العقود ومديري العقود وموظفي المشاريع والمشتريات بالإجراءات العملية ومعايير التوثيق والضوابط اللازمة لإدارة العقود بدقة وكفاءة من الترسية حتى الإغلاق النهائي. ففي الجهات الحكومية والوزارات والبنوك والأنظمة الصحية وشركات الطاقة والمرافق والتصنيع والإنشاءات والخدمات والشركات الكبرى، تحدد الإدارة اليومية للعقود ما إذا كانت الالتزامات تُنفَّذ في مواعيدها، والمدفوعات صحيحة، والتغييرات معتمدة بشكل سليم، والحقوق التعاقدية للمؤسسة محفوظة. وقد تترتب على أخطاء إدارية صغيرة، مثل انتهاء صلاحية ضمان أو فوات إشعار أو تغيير غير معتمد، عواقب مالية وقانونية كبيرة. كثيرًا ما تُعامَل الإدارة الإجرائية بعد الترسية بوصفها أعمالًا ورقية روتينية، مع أنها المرحلة التي تنشأ فيها مشكلات تعاقدية كثيرة. فقد تنتهي صلاحية ضمانات حسن الأداء ووثائق التأمين دون ملاحظة، وقد تُرسل المراسلات والإشعارات الرسمية عبر قنوات غير صحيحة أو لا تُسجَّل، وقد لا تُتابَع المخرجات والاعتمادات، وقد تُقبل السلع والخدمات دون فحص سليم، وقد تُصرف الدفعات المرحلية دون خصومات صحيحة للمحتجزات أو استرداد الدفعة المقدمة أو تعويضات التأخير. وقد تصدر أوامر التغيير خارج حدود الصلاحيات المفوضة، وقد تكون سجلات التغييرات والمطالبات غير مكتملة، وقد تبقى العقود مفتوحة لفترات طويلة بعد الإنجاز بسبب عدم تسوية الحسابات الختامية وعمليات الإفراج. تقدم هذه الدورة دليلًا عمليًا شاملًا للإدارة الإجرائية للعقود وإدارة مرحلة ما بعد الترسية. ويتعلم المشاركون الدورة الإجرائية لما بعد الترسية، بدءًا من إشعار الترسية، وإجراءات توقيع العقد وإبرامه، والتحقق من ضمانات حسن الأداء وضمانات الدفعة المقدمة والتأمين، وإنشاء ملف العقد ونظام إدارته. ويغطي البرنامج المراسلات والإشعارات الرسمية، والاجتماعات ومحاضرها، وتقارير التقدم، وضبط الوثائق، والمستندات المقدمة للاعتماد والموافقات، ومتابعة المخرجات والالتزامات. ثم يتناول الفحص والاختبار والقبول وشهادات الإنجاز، وإدارة المدفوعات بما فيها الدفعات المرحلية والمحتجزات واسترداد الدفعة المقدمة والخصومات وتعويضات التأخير، وإدارة أوامر التغيير ضمن الصلاحيات المفوضة، وإدارة طلبات تمديد المدة، وسجلات التغييرات والمطالبات، واعتماد المقاولين من الباطن، ومتابعة امتثال المقاول لمتطلبات مثل الصحة والسلامة والمحتوى المحلي والعمالة. كما يتعلم المشاركون كيفية إدارة ملاحق العقود وتمديدها وتجديدها وتعليقها وإنهائها، وكيفية إتمام إغلاق العقد بما في ذلك الحسابات الختامية، والدفعات النهائية، والإفراج عن الضمانات والمحتجزات، ووثائق التسليم، ومتابعة فترة المسؤولية عن العيوب والضمان، والأرشفة. تُقدَّم الدورة بأسلوب تفاعلي تطبيقي يتضمن تمارين على مستندات واقعية ودراسات حالة ومحاكاة لسيناريوهات إدارية. ويغادر المشاركون بقائمة تحقق لملف العقد، وسجل لمتابعة الضمانات والتأمين، وسجل للمراسلات والإشعارات، وأداة لمتابعة المخرجات والاعتمادات، وقائمة تحقق لاعتماد الدفعات، وسجل لأوامر التغيير والتعديلات، وقائمة تحقق لإغلاق العقد.